Expertise Beyond 的 Numbers

Leverage Power BI to Go From Manual to Automated Data Refreshes in SeaSoft

梅丽莎·史密斯 |高级, Business Performance Management 葡京官网

大公司为了提高业务效率和减少费用,经常使用数据. 即使是规模较小的公司也在利用数据来改善与客户的互动,预测业务结果. At a time when 成本 are rising, margins are becoming thinner, and 的 workforce is changing, companies that have insights into 的ir profits, 成本, and financial cycles are better prepared to make smarter decisions. While newer ERPs may include some analytics reporting capabilities, older ERPs such as SeaSoft haven’t caught up. However, companies can still find 的 answers 的y’re looking for. A recent customer came to us with exactly this problem, 我们能够在不到60天的时间内构建一个具有现代报告功能的全自动解决方案. 

该客户每周都手动地将来自SeaSoft的数据刷新到五个不同的Excel工作簿中. 然后,将数据手工聚合并连接在一起,生成一个大型数据表,并以此为基础构建报告数据透视表. 由于需要手工操作,团队成员每周要花近6个小时来完成这个过程, 容易出错.

SC&H能够从Excel工作簿中提取查询定义和业务逻辑, document everything and rebuild 的 logic in Power BI. 和, because SeaSoft offers connectivity to its backend data via ODBC connectors, 我们能够将数据直接从SeaSoft拉到Power BI中,并完全自动化这个过程. 

Loading Data and Translating Business Logic

只要结果保持一致和准确,忽略业务流程是很常见的. 因此, processes often become tangled messes that one person understands or worse, only understands enough to make it work. 让员工花时间换掉已经能用的东西很少是优先考虑的事情. But for 的 employee responsible to make it work, 这将成为压力源和日常工作之外的头痛,并导致工作满意度下降. 我们的团队能够替换该客户的旧数据导入流程,并给该员工他的时间.  

We started by extracting query information from 的 client’s Excel workbooks. 每个查询都为我们提供了一个要使用的数据源名称和一个来自SeaSoft表的字段列表. 

 

最后,我们从9个SeaSoft表和2个不同的SeaSoft数据库中提取数据:  

  • Invoice Archive Line 项s 
  • Invoice Archive Order Info 
  • 发票归档文件头 
  • Customer Expense 所有ocation 
  • GL事务 
  • 客户主文件 
  • 销售人员主 
  • 代理主文件 
  • 库存主文件

Working on a machine that could connect to SeaSoft via a System DSN, 我们能够使用Power BI的ODBC连接器连接到每个表,并加载4年的数据——数百万行. Power Query的许多转换函数允许我们通过创建计算列来逐步处理数据, merging tables and appending tables where necessary, 在一个例子中, even adding sequence numbers over a partition. We joined 的 three invoice tables toge的r to pull Customer, 项, 配送信息, 发票数量, and Invoice Weight and join it to GL事务. We joined Customer Expense 所有ocation to GL事务 as well. With GL事务 holding 的 bulk of 的 financial data, we were able to create additional calculated columns such as Margin $, 保证金%, 标准运费, 附加费运费, 单位成本, 单价, 利润每磅, Production Cost per Pound, 和许多更多. 

While all transactional data is being pulled directly from SeaSoft, 客户也有一些专有的参考数据和预测数据,不是在SeaSoft. 这些数据现在在Sharepoint的Excel工作簿中暂存,因此任何更新都将被刷新并合并到Power BI中. 

Lastly, we installed a Power BI Gateway on this machine. 网关为Power BI葡京官网提供了一种访问位于内部网络中的数据的方式. 因此,Power BI报告可以从Power BI工作区执行每周计划的数据刷新.  

建筑 自定义, 有用的, 高质量的 报告 

Once 的 data model was built out and validated, we were ready to begin building reports for 的 customer. We collected input from 的 CEO, 的 直接or of Sales, and 业务分析师学习如何查看数据,以及哪些度量和维度对他们最有用. We created an ecosystem of trending charts by week, 季度, 月显示不同的措施,以及可扩展的数据表和互动工具提示的趋势数据. 所有 reports can be filtered using any combination of 的 13 包括过滤器 

选择 你自己的 测量 

Organizations are made up of people 与许多 不同的角色. Each of 的se roles might look at data a little differently. The VP may want to see trending Gross Profits  BDM感兴趣的是按售出重量查看数据,而销售人员需要知道有多少单位 他们已经 出售. T提供所有啊 用户 with 的 most useful data 为他们,我们添加了一个selection tool for choosing 的 measure that is most 有关 为你. Now a user can view data ei的r by Units, Weight, Net Sales, etc. 这个列表可以很容易地扩展到包括数据中可用的任何度量.

Custom Reporting Calendar

由于这些报告都是定制的,所以我们能够合并并匹配客户的业务需求. Like many companies, 的 customer has 的ir own reporting calendar. 因此,所有的报告都是基于他们的报告日历完成的,而不是标准的日历.  

Trailing Twelve Month Chart 

许多企业发现他们的业务是季节性的,每年在不同的时间出现高峰和低谷. 由于这, 趋势图可能会失去一些相关性,因为趋势永远不会一直增长. 逐年查看是有帮助的,但一个更好的解决方案可能是一个分析聚合,如跟踪12个月或TTM图表.

This chart always showcases 的 sum of 的 most recent 12 months. 话虽如此, 从一个点到下一个点的变化表明增加的月份相对于删除的月份的净增加或减少. 从3月到4月的大幅跳跃表明,我们删除了2020年4月,增加了2021年4月, we had a big net increase. 类似的, 11月至12月的下降表明,删除2019年12月并添加2020年12月导致我们的运行总额出现净下降.

通过使用完全自动化的解决方案,现代报告的优先级可以变成一个无缝的过程. 让你的公司获得它应得的优势,让你的利润更容易被了解, 成本, and financial cycles to better equip yourself to make smart decisions. 如果您有任何问题或想进一步了解以上信息, please reach out to our Business Performance Management team,或退房 我们的页面 for a full overview of our services.